Reuniones ¿Para qué?

Si seguimos las enseñanzas que nos muestran expertos en gestión de este tipo de eventos, es claro que tenemos una primera clasificación entre:

1. Reuniones Periódicas
2. Reuniones Extraordinarias

Hablando de las primeras, podemos decir sin lugar a equivocarnos que empiezan siendo una gran alternativa a otros métodos de gestión y sin embargo se acaban convirtiendo siempre en algo aburrido, tedioso y lo más grave: se convierten en improductivas.

A través de las indicaciones que se nos muestran en la prestigiosa Harvard Business Review, podemos darle un aire nuevo a esas reuniones periódicas en base a tres simples acciones que generalmente no reparamos en ellas:

• Revisar el propósito de la reunión.

Muchas veces se acude a la reunión porque está así fijado y establecido en el calendario, pero ni sabemos qué vamos a hacer ni para qué va a servir. Es una más de las rutinas instaladas en nuestra vida profesional.
La primera premisa es clara: Debemos aclarar con los asistentes si tiene sentido llevar a cabo dicha reunión, ya que si la reunión no es necesaria: Cancelarla será lo más efectivo.

• Enviar la agenda y temas o programa a desarrollar por adelantado.

Ello va a permitir a los asistentes ir preparados, saber y atender a las cuestiones y temas con el interés necesario y plantear previamente la necesidad o no de dichos temas, los cambios necesarios, etc, para ajustar la agenda y temario a aquello realmente necesario de ser tratado.
La segunda premisa es clara: Debemos saber de qué vamos a hablar y tratar en la reunión, si no sabemos a qué vamos:cancelarla será lo más efectivo.

• Reprogramar el plan futuro de reuniones

Si no hay un propósito para reunirnos, si no hay un tema a tratar, si lo que se iba a comentar o gestionar ya ha desaparecido, se ha solucionado, no es el momento adecuado, no están las personas involucradas, etc, la decisión es clara debemos replantear el plan de reuniones existentes y adecuarlo a las nuevas necesidades o situación.
La tercera premisa también aparece clara: Haga reuniones y tenga un plan de reuniones sólo si a través de ese sistema de gestión consigue resolver sus problemas, consigue ser eficiente. En caso contrario cancele el plan de reuniones y búsque nuevas alternativas de gestión.

No nos hemos olvidado de las reuniones extraordinarias, a las cuales con matices y con ciertas características, también le son de aplicación los principios aquí señalados.

A veces frases como "los árboles no nos dejan ver el bosque",  nos lleva a que no nos planteamos el buscar nuevas formas de gestión y de solución de problemas. Nuestro día a día, nuestra implicación en el negocio y en sus consecuencias, no nos permite dar un paso atrás y ver la realidad en la que estamos inmersos.

Por ello, recurrir a profesionales externos que nos ayuden a ver y a buscar otras alternativas debe ser la cuarta premisa que claramente nos debe guiar en nuestras actividades de negocio.