martes, 12 de abril de 2011

Saturados de trabajo

Qué paradojas tiene la vida, nos acercamos a la barrera de los 5 millones de parados en nuestro país y, hay personas que en sus horas de trabajo se encuentran sobresaturados, estresados, desmotivados, por tener que hacer no sólo su trabajo, sino el de varios compañeros que ya no están, ni se les espera….
Las empresas han adelgazado sus estructuras de capital humano. Han cortado por lo sano como vulgarmente se dice, intentando recortar y reducir unos gastos, que en la mayoría de los casos suponen más del 60% de los costes totales.
Para hacer frente a esta sobresaturación laboral, es recomendable tener una regla única que consiste en estar focalizado, centrado en lo que debemos hacer y además debemos tener varias ideas claras
1.      Hacer una lista de actividades y prioridades
Todos creemos controlar las cosas que tenemos que hacer, pero a veces no aplicamos un criterio lógico y ordenado de las prioridades por importancia y urgencia de aquello que tenemos entre manos.
Además, la memoria a veces nos juega malas pasadas y nos olvidamos alguna cosa, que posteriormente debemos “encajar” a toda prisa.
2.      Hacer las cosas simples y rápidas de inmediato
Debemos programar un tiempo no superior a 15-20 minutos para hacer aquellas cosas simples y rápidas que no nos van a llevar mucho tiempo, como responder una llamada telefónica o enviar una respuesta de mail, archivar un simple documento, etc……
3.      Evitar las distracciones
Es fundamental centrarse en el trabajo de las cosas importantes. Para ello es primordial evitar las distracciones, los ladrones de tiempo, esto es, amigos que te invitan a tomar café, llamadas inoportunas, mails entrando continuamente,…...
Debemos durante un tiempo (por ejemplo máximo 60 minutos) centrarnos en las tareas a realizar y dejar que esas interrupciones puedan ser atendidas por otros compañeros –cuando ello sea posible- o instrumentar “mensajes” que hagan saber a los demás que durante un tiempo determinado no estamos disponibles.
Es importante saber discernir entre lo que es una interrupción y lo que es una parte de la actividad laboral.
4.      Tómese pequeños respiros o descansos
Hay momentos en que continuar centrado en una tarea o actividad nos deja exhaustos e incluso nos vemos “despistados” para encontrar la solución al problema que tenemos delante. Para ello es fundamental el concepto de dosificación, de tomar determinados descansos, paradas, que durante unos breves minutos (no más allá de 5 minutos) nos permitan respirar, tomar aire, coger impulso y volver con nuevos ánimos y empuje a nuestro quehacer.
5.      Delegue, comparta, colabore, con sus compañeros
       Generalmente no estamos solos en la vida profesional, compartimos espacio, objetivos, departamentos, tareas, actividades , con otros compañeros, jefes, superiores, etc.
La complejidad de programas informáticos, disposiciones legales, cambios normativos en temas contables, financieros, nuevas redes sociales, nuevos dispositivos y máquinas….., nos llevan a que no podemos saber todo de todo en todo momento.A menudo requerimos de otros compañeros para que nos den alguna idea o consejo de cómo debemos hacer determinada tarea o actividad.
Bueno, no está mal aplicar el dicho de “hoy por ti y mañana por mí”, la cooperación y el trabajo en equipo es más efectivo en la mayoría de los casos, que luchar sólo contra molinos y gigantes………